“EL NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

ELECTRONICO EN COLOMBIA”

Por: Ivan Dario Marrugo Jimenez* [1]

La Ley 1437 de 2011, nuevo Código Contencioso Administrativo, en su capitulo IV, Titulo I Parte Primera, implementa el uso de medios electrónicos como medio para llevar a cabo la actividad administrativa.

El artículo 53 y 54 de la Ley en mención, establece que “los procedimientos y trámites administrativos, podrán realizarse a través de medios electrónicos, para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen.” Además, dispone que “toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin”. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. Las peticiones de información y consulta hechas a través de correo electrónico no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.

Para comenzar a hablar de que tan eficiente seria el uso de estos medios electrónicos, dentro del sistema procesal administrativo, el ordenamiento jurídico, fundado en la Constitución, ha de reconocer el ámbito de la igualdad y discernir en el campo de las desigualdades, a fin de evaluar con criterio objetivo cuáles son las normas que deben plasmar un idéntico tratamiento para todos y cuáles, por el contrario, tienen que prever consecuencias jurídicas distintas para hipótesis diferentes. Entonces, este principio, no realiza el sistema legal que otorgue privilegios injustificados o establezca discriminaciones arbitrarias entre iguales, ni tampoco el que atribuya iguales consecuencias a supuestos disímiles, ni el que desconozca a los más débiles el derecho fundamental que la Carta Política les confiere a ser especialmente protegidos, habida cuenta de la debilidad en que se encuentran frente a los demás. Desde luego, las distinciones que establezca el legislador tienen por límite la preceptiva constitucional, muy especialmente los derechos que ella reconoce y los deberes que impone a las personas y a la sociedad.

Por lo que se ha venido vislumbrando dentro del ámbito judicial, y las nuevas normatividades, que se han venido implementando, para el desarrollo de este tema tan arduo, es claro que como uno de los objetivos generales de la Ley 1437 de 2011 y del Decreto-Ley 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, es la de proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley. Además la de garantizar una economía procesal en las actuaciones administrativas, ya que las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.

Entonces, como precepto judicial en Colombia, la notificación personal se constituye en uno de los actos de comunicación procesal de mayor efectividad, en cuanto garantiza el conocimiento real de las decisiones judiciales con el fin de dar aplicación concreta al debido proceso mediante la vinculación de aquellos a quienes concierne la decisión judicial notificada, es un medio idóneo para lograr que el interesado ejercite el derecho de contradicción, planteando de manera oportuna sus defensas y excepciones.

Este acto procesal también desarrolla el principio de la seguridad jurídica, pues de él se deriva la certeza del conocimiento de las decisiones judiciales. Al respecto, el profesor Emilio Pascansky, afirma que "una providencia o resolución judicial o administrativa es procesalmente inexistente mientras no se la ponga en conocimiento de las partes interesadas. Cuando se produce esa notificación legal comienzan a correr los términos para deducir contra la resolución que le dio nacimiento, todas las defensas, contestaciones, excepciones o recursos legales a fin de que se la modifique o se la deje sin efecto si la parte contraria así lo[IDMJ1] estimase".[2]

En virtud de este mecanismo, el sistema procesal asegura su finalidad esencial, cual es la búsqueda y el esclarecimiento de la verdad para la realización de la justicia distributiva, en desarrollo del derecho constitucional a la igualdad material, que es simultáneamente un postulado y un propósito dentro del Estado Social de Derecho.

Es este, pues, uno de los institutos procesales en donde confluyen y se armonizan dos de los valores jurídicos por excelencia: la justicia y la seguridad, que en términos de Kuri Breña: "forman la urdimbre y la trama de la tela de las relaciones humanas. Estas deben ser exactas como la justicia y firmes como lo exige la seguridad".[3]

El proceso Administrativo Colombiano con la vigencia de la nueva Ley 1437 de 2011, implementará en forma pronta y plenamente el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y para ello requerirá el fortalecimiento del, envío, el recibo y transferencia segura de documentos electrónicos, registro en ficheros electrónicos (base de datos) y su concentración, el uso y puesta en marcha de los fedatarios judiciales, notificaciones, audiencias virtuales, entre otros, por las que se considera que se debe tener en cuenta tanto el otorgamiento del poder en sí, que permitirá que se abra el espacio para que se dé la alternativa de su trámite por medios electrónicos. Hay que tener en cuenta, que las notificaciones electrónicas requieren del empleo de mecanismos técnicos, tales como servidores de base de datos, servidores de correo electrónico, redes cerradas, como una Intranet o extranet; y redes abiertas como la Internet; cosa que el Honorable Consejo Superior de la Judicatura, tendrá que hacer uso de estas herramientas técnicas que dentro de los planes de modernidad y eficacia en el servicio de la justicia que tiene, unido al tesón de sus directivas, se podrá implementar prontamente esta infraestructura, para estar a tono con los demás sistemas judiciales en Iberoamérica. Además corresponderá al Derecho dar valor probatorio y eficacia legal a estas notificaciones realizadas a través de medios electrónicos.

Como parte procedimental y enfocado al Procedimiento surtido ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el Doctor Alexander Díaz García, menciona el caso del correo electrónico, “donde se debe dejar constancia en el expediente del ejemplar entregado para su envío, anexándose además el correspondiente reporte técnico que acredite su envío y establece que el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, que se dispondrá de la adopción de un texto uniforme para la redacción de estos documentos. También se tendrá en cuenta las experiencias en otras ciencias como en el Derecho Tributario Colombiano, en donde se permite el uso de documentos electrónicos como lo tiene contemplado el artículo 559 del Estatuto Tributario, sobre presentación de escritos y recursos. Las peticiones, recursos y demás escritos que deban presentarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrán realizarse personalmente o en forma electrónica, describiendo cuál es la forma personal y sobre la electrónica dice que para todos los efectos legales la presentación se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la DIAN. Dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepción en la dirección electrónica. La hora de la notificación electrónica será la correspondiente a la oficial colombiana. Para efectos de la actuación de la Administración, los términos se computarán a partir del día hábil siguiente a su recibo”[4]. Cuando por razones técnicas la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales no pueda acceder al contenido del escrito, dejará constancia de ello e informará al interesado para que presente la solicitud en soporte físico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a dicha comunicación. En este caso, el escrito, petición o recurso se entenderá presentado en la fecha del primer envío electrónico y para la Administración los términos comenzarán a correr a partir de la fecha de recepción de los documentos físicos. Cuando sea necesario el envío de anexos y documentos que por su naturaleza y efectos no sea posible enviar electrónicamente, deberán remitirse en la misma fecha por correo certificado o allegarse a la oficina competente, siempre que se encuentre dentro de los términos para la respectiva actuación. Los mecanismos técnicos y de seguridad que se requieran para la presentación en soporte electrónico serán determinados mediante Resolución por el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales. Sobre los efectos de la presentación de escritos contentivos de recursos, respuestas a requerimientos y pliegos de cargos, solicitudes de devolución, derechos de petición y todos aquellos que requieran presentación personal, se entiende cumplida dicha formalidad con la presentación en forma electrónica, con firma digital.

A fin de que las notificaciones electrónicas puedan aplicarse en la Administración de Justicia se debe seguir una serie de etapas, siendo la primera, la implementación de los Juzgados Pilotos en las ciudades seleccionadas en el Proyecto.

En esta primera etapa de implementación de las notificaciones electrónicas, se debe determinar que aquellos abogados litigantes que soliciten sean notificados por correo electrónico, se les notificará por dicha vía y además en físico. Con respecto al inicio del cómputo del plazo así como los efectos jurídicos de la notificación se determinaría sólo teniendo en cuenta la notificación en físico, por lo tanto la notificación realizada por correo electrónico, si bien llegaría con mucha mayor rapidez, tendría un carácter meramente informativo, concluyendo que debe ser así inicialmente para evitar presuntas violaciones al derecho de defensa.[5]

Esta etapa tendría como objetivo principal sensibilizar a los abogados y a los auxiliares jurisdiccionales en el uso de estas nuevas tecnologías, siendo en un inicio, una forma opcional y voluntaria de notificación; otro de los objetivos sería analizar en la práctica las ventajas o inconvenientes del sistema de notificación por correo electrónico. En cuanto a los efectos jurídicos de las notificaciones electrónicas, se debe considerar la cultura informática y de esta manera luego de que los abogados, jueces, auxiliares jurisdiccionales, etc. se hallan adaptado a este nuevo sistema de notificación electrónica, en una segunda etapa de este proceso de implementación, las notificaciones realizadas por correo electrónico surtirán todos sus efectos jurídicos para aquellos que soliciten ser notificados por dicho medio, sin que adicionalmente se les deba notificar en físico. Es decir si una persona a través de su abogado solicita que se le notifique por correo electrónico, se le deberá notificar por dicho medio y será realizada con el mismo valor y eficacia jurídica que una notificación realizada en físico; con lo cual todos aquellos que opten por este sistema de notificación, no tendrán necesidad de usar las notificaciones en físico. Todas las notificaciones, para aquellos usuarios que lo soliciten, serán realizadas solamente a través del correo electrónico.

El Consejo Superior de la Judicatura y sus operadores judiciales podrán ejercer sus funciones de forma eficaz, logrando que las notificaciones y en general todas las actuaciones judiciales, como la presentación de un escrito, la lectura de un expediente, etc. podrán ser realizadas a través del Internet y el correo electrónico, por lo tanto ya no habrá necesidad de que constantemente los abogados se acerquen físicamente a las sedes judiciales, sólo con expresa invitación del Estrado.

En cuanto al empleo de estos mecanismos técnicos, es un factor muy importante a tener en cuenta, ya que con respecto a los artículos 315 y 320 de nuestro ordenamiento procesal civil, permiten el uso del correo electrónico y de otros medios idóneos siempre y cuando se pueda acreditar o confirmar la recepción de la notificación en forma segura. Las notificaciones electrónicas sólo podrán tener validez jurídica siempre y cuando ofrezcan la debida seguridad. Para lograr dicha seguridad se deben utilizar mecanismos técnicos adecuados tales como servidores de correo electrónicos, es decir, servidores de autoridad certificadora acreditada;

Al respecto es suficiente indicar que en todo proceso en el cual se vea involucrada una entidad pública, como acontece en el campo de la jurisdicción Contencioso Administrativa, son precisamente tales funcionarios los que tienen bajo su responsabilidad la representación de aquellas y la defensa de sus intereses y que al actuar lo hacen en su condición de tales, a lo que se refiere precisamente la norma acusada y no en ejercicio de un interés propio. No a otra cosa alude el Título XVI del Código Contencioso Administrativo sobre representación y comparecencia de las entidades públicas, en especial su artículo 149, que dice: “Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas podrán obrar como demandantes, demandadas o intervinientes en los procesos contencioso administrativos, por medio de sus representantes, debidamente acreditados. Ellas podrán incoar todas las acciones previstas en este Código si las circunstancias lo ameritan.”

Por otro lado, a efectos de establecer con claridad el ámbito de las responsabilidades, de conformidad con el artículo 6º de la Constitución Política, es imprescindible la notificación personal del auto que cita al proceso y de la sentencia, en orden a definir en concreto cuál es el funcionario oficialmente enterado sobre esas providencias y sobre las medidas conducentes a la efectiva tutela del interés público.

El nuevo Código Administrativo establece en el artículo 56, que “las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Es decir la notificación electrónica. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.”

Para concluir, y si del principio de igualdad se trata, la exigencia de esta clase de notificaciones para ciertas personas, en lugar de quebrantarlo, lo realza y afianza. En efecto, desde ese punto de vista, la notificación se concibe como forma de protección a favor de quienes, siendo partes o interesados en el proceso, se encuentran en una situación de desventaja, por su imposibilidad o dificultad de acceso al conocimiento de decisiones judiciales que los puedan afectar, pudiendo en consecuencia, ver desconocido su derecho de defensa. Tal es el caso del demandado en cuanto al auto que confiere traslado de la demanda, pues de no mediar la necesaria notificación personal del mismo, muy seguramente se iniciaría el proceso a sus espaldas ante la ausencia de medios con mayor aptitud para garantizar que conoce de su existencia; el de los terceros, quienes en principio ignoran que se ha trabado una litis cuyos resultados les pueden concernir; o el que ha dado lugar a la presente controversia, relativo a la defensa de los intereses públicos, ya que éstos permanecerían expósitos de no haberse previsto la notificación personal de determinados actos procesales a quienes actúan en su representación.